Tema 1. Organizaciones inteligentes, conocimiento y gestión del conocimiento

Pasos a seguir para construir una solución de gestión del
conocimiento en las organizaciones:

La gestión del conocimiento es el proceso de integrar la información en
forma de conocimientos accediéndola, organizándola, almacenándola, buscándola,
recuperándola, navegando por ella, codificándola, referenciándola,
categorizándola y catalogándola.
En este sentido, la empresa no cuenta con un sistema de gestión que
facilite el acceso a la información por parte de los usuarios. En tal sentido,
se les dificulta el trabajo a los empleados de la empresa que requieren
observar, recopilar y acceder a datos e información contenida en los expedientes
del archivo para la formulación, desarrollo y gestión de proyectos debido a que
los expedientes se hallan desordenados y ubicados en diferentes puntos
geográficos de la nación.
De esta manera, los empleados de la empresa no tienen acceso a tal información
situada en los expedientes de la Gerencia de Proyectos (con sede en Caracas),
lo cual dificulta también la ejecución de auditorías y por lo tanto hace
necesario que todos los expedientes de la empresa sean ordenados a través de un
sistema de clasificación documental, digitalizados y luego colocados en una base
de datos documental, hecho que facilitaría el acceso a la información contenida
en tales documentos a todos los empleados de la empresa estatal.
Para tal efecto se sugiere aplicar la gestión del conocimiento a través de los
siguientes pasos:
•Contratar personal especializado en las ciencias de la información.
•Realizar un diagnóstico y conocer la cantidad de documentos que se encuentran
en la Gerencia.
•Ordenar y clasificar los documentos de la Gerencia.
•Digitalizar los documentos.
•Adquirir una plataforma tecnológica (software) en la que todos los empleados de
la empresa tengan acceso a los documentos de la Gerencia.
•Realizar un manual de normas y procedimientos para la utilización de la
plataforma.
•Capacitar a todos los empleados de la empresa para el buen uso y utilidad de la
plataforma tecnológica.
•Extender esta tecnología al resto de las gerencias de la empresa para que la
situación geográfica deje de ser una barrera para el acceso a los documentos.
La aplicación de la gestión del conocimiento en la mencionada empresa
permitirá el control efectivo sobre toda la documentación necesaria para una
actividad determinada, con las ventajas añadidas de la eliminación de
desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de
espacio físico, resolución del problema de localización de documentos, entre
otros.
De esta manera se estaría cumpliendo con la gestión del conocimiento en el
proceso de acceso, organización, almacenamiento, búsqueda, recuperación,
navegación, codificación, categorización y catalogación de toda la información
relativa a los procesos que se generan en la empresa, tomando en cuenta que
todos los empleados y trabajadores de la empresa tendrían acceso en tiempo real
a todos los documentos sin limitaciones geográficas.


Yolibel Pedraza


Referencias:

Nieves, Y. y León, M. (2001). La Gestión del conocimiento: Una nueva perspectiva
en la gerencia de las organizaciones. (En línea) Disponible en:
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol9_2_02/aci04201.pdf (Consultado: septiembre de
2011).

Rodríguez, D. (2006). Modelos para la creación y gestión del conocimiento: una
aproximación teórica. (En línea) Disponible en:
http://ddd.uab.es/pub/educar/0211819Xn37p25.pdf (Consultado: septiembre de
2011).